Redukcja papieru w biurze ma dziś ogromne znaczenie nie tylko w kontekście społecznej odpowiedzialności biznesu, ale i maksymalizowania efektywności operacyjnej przedsiębiorstw. Wykorzystując elektroniczny obieg dokumentów w firmie, można zoptymalizować codzienne działania, zredukować ryzyko błędów, a także znacząco obniżyć koszty. Czym powinien cechować się nowoczesny system EOD? Wyjaśniamy.
Elektroniczny obieg dokumentów – co to takiego?
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system informatyczny, którego główną funkcją jest digitalizacja i zarządzanie przepływem dokumentów w organizacji. W odróżnieniu od obiegu tradycyjnego, w którym papierowa dokumentacja jest manualnie przetwarzana przez pracowników, oprogramowanie EOD przenosi procesy związane z obsługą faktur, umów, wniosków itp. do środowiska cyfrowego. Funkcje takiego systemu nie ograniczają się wyłącznie do zarządzania dokumentacją – obejmują również zarządzanie uprawnieniami, powiadomieniami czy integrację z innymi narzędziami funkcjonującymi w organizacji, np. ERP czy zewnętrznych systemów księgowych.
Zalety wykorzystania elektronicznego systemu obiegu dokumentów w firmie
Wdrożenie EOD w przedsiębiorstwie pozwala uporządkować i usprawnić przepływ danych, informacji oraz dokumentów w firmie. Korzyściami wynikającymi z takiego rozwiązania są przede wszystkim:
- oszczędność czasu i zasobów,
- zwiększenie efektywności działań,
- redukcja ryzyka operacyjnego,
- zgodność z wewnętrznymi procedurami, przepisami, obowiązującym ustawodawstwem itp.
Dokumenty oraz dane przechowywane w cyfrowym repozytorium łatwiej znaleźć. Są też dostępne z każdego miejsca (choć nie dla każdego), a także lepiej chronione przed nieautoryzowanym dostępem, zagubieniem czy zniszczeniem. Nowoczesne systemy elektronicznego obiegu dokumentów oferują technologie, dzięki którym każdy dokument – także fizyczny – „wpływający” do organizacji zostaje automatycznie rozpoznany, a zawarte na nim dane zostają przeniesione do formularza i zarchiwizowane w sposób ułatwiający ich późniejsze znalezienie.
Przykładowo: faktura przekazana do działu księgowości w formie papierowej może zostać zeskanowana za pomocą aplikacji mobilnej i automatycznie odczytana za sprawą technologii OCR (ang. Optical Character Recognition). Mechanizm bazujący na AI rozpoznaje kluczowe pola – dane kontrahenta, daty, kwoty itp. – a następnie przypisuje dokument do odpowiedniego procesu, np. akceptacji kosztów.
Na kolejnym etapie obiegu dokumentów kieruje fakturę do właściwych osób przypisanych do procesu, zgodnie z ustalonym modelem decyzyjnym. Wszystkie kroki realizowane są bez konieczności ręcznego przepisywania danych, fizycznego przekazywania dokumentu czy potrzeby jego archiwizowania w segregatorach. Taki schemat znacząco przyspiesza operację, eliminuje opóźnienia i minimalizuje ryzyko błędów.
Elektroniczny obieg dokumentów – najważniejsze aspekty nowoczesnego systemu
Wdrożenie systemu EOD to nie tylko przejście z papieru na wersję cyfrową. To także zmiana sposobu zarządzania przepływem informacji w całej organizacji. Choć dostępne na rynku platformy różnią się funkcjonalnościami, to – niezależnie od branży czy wielkości przedsiębiorstwa – istnieje kilka elementów, które decydują o skuteczności rozwiązania.
Po pierwsze: elektroniczne repozytorium. To bezpieczne miejsce przechowywania dokumentacji, do którego dostęp mają wyłącznie uprawnieni użytkownicy. To także możliwość szybkiego wyszukania pliku, weryfikacji historii zmian i łatwego odtworzenia ścieżki akceptacji.
Po drugie: wydajny silnik operacyjny. Potrzebny zwłaszcza w firmach przetwarzających tysiące dokumentów miesięcznie. Dzięki niemu obieg między działami nie wymaga ręcznego nadzorowania, a procesy pozostają stabilne nawet przy dużym obciążeniu.
Po trzecie: elastyczność systemu. Oznacza zdolność adaptacji rozwiązania do bieżących potrzeb przedsiębiorstwa i do zmian, które pojawiają się wraz z jego rozwojem. Obejmuje m.in. integracje z innymi narzędziami, możliwość modyfikacji procesów i skalowanie obiegów.
Po czwarte: otwartość na użytkownika. Nowoczesny system EOD umożliwia tworzenie i modyfikowanie obiegów bez konieczności programowania – z poziomu graficznego interfejsu typu drag & drop. Łączy to wysoką wydajność z intuicyjnością, dzięki czemu pracownicy szybko adaptują się do rozwiązania i są w stanie samodzielnie rozwijać procesy.
Mam na imię Halina, a na nazwisko mi Dobrowolska 😉 Od 15 lat zajmuje się działami HR w różnych firmach. Szczególnie specjalizuje się korporacjach, którymi zarządzanie sprawia mi najwięcej frajdy. Z korporacyjnych ludzi trzeba czasem wykrzesać iskierkę, która zapłonie niczym ogień 😉 Na moim blogu będę dzielić się z Wami moimi przemyśleniami o rynku pracy, biznesu i finansów. Mam nadzieję, że moje artykuły pomogą Wam się rozwijać!
