fbpx

Jak zwiększyć swoją produktywność?

Jak wszyscy mamy marzenia, cele, chcemy osiągać sukcesy. Ciągle myślimy o przyszłości i planujemy, co zrobimy. Jednak, chociaż zabrzmi to brutalnie, to wszystko dzieje się w naszej wyobraźni, a jeśli nie podejmiemy żadnych kroków, które przybliżą nas do celu, to nasze aspiracje tam pozostaną.

To powinien być twój wake-up call

Być może potrafisz dobrze organizować swój czas, ale chcesz jeszcze bardziej zwiększyć swoją wydajność, a może należysz do prokrastynatorów, którzy odkładają wszystko na ostatnią chwilę. Dużo planujesz, ale w ostatecznym rozrachunku, nie potrafisz się zmotywować do działania. Może doświadczasz nagłych zrywów siły sprawczej, ale szybko się wypalasz. W każdym razie czytasz teraz ten artykuł, bo chcesz dowiedzieć się, jak to zmienić. I to jest pierwszy krok.

‘’Badania przeprowadzone w Polsce w 2016 roku wskazują, że około 80% z nas odkłada wybrane zadania na później.’’ (Piotr Modzelewski, Zjawisko odwlekania działań – prokrastynacji. Istota zagadnienia, przyczyny i konsekwencje)

Co więc zrobić, żeby zwiększyć produktywność i lepiej zarządzać czasem?

Poniżej znajdziesz listę technik motywacyjnych oraz metod planowania.

Metoda Ivy Lee

Ivy Lee był amerykańskim ekspertem od PRu. Pewnego razu został poproszony przez prezesa Bethlehem Steel Corporation o pomoc w podniesieniu efektywności pracowników firmy. Lee uznał, że wystarczy mu tylko 15 minut na rozmowę z każdym z nich, a jego wynagrodzenie powinno być uzależnione od poziomu zadowolenia prezesa. Ten z kolei musiał być bardzo zadowolony, ponieważ Ivy otrzymał 25 tysięcy dolarów (dzisiaj byłoby to 400 tysięcy dolarów).

Co takiego więc Lee powiedział pracownikom?

Przedstawił  on następującą metodę, składającą się z kilku zasad:

  • Pod koniec dnia należy sporządzić listę sześciu zadań na następny dzień.
  • Lista ma zostać posegregowana według ważności zadań.
  • Dzień pracy trzeba zacząć od pierwszego (najważniejszego) zadania na liście. Nie można też przejść do kolejnego zadania, jeśli poprzednie nie zostało wykonane.
  • Zadania, których nie zdąży się zrobić, przechodzą na kolejny dzień.

Dlaczego to tak dobrze działa? Warto zwrócić uwagę na prostotę tych rozwiązań – możemy zacząć dzień z wyznaczonymi już zadaniami, co ułatwia rozpoczęcie pracy. Zadania są uszeregowane, a taka priorytetyzacja pomaga nam w odhaczeniu najważniejszych rzeczy w pierwszej kolejności. Co ważne, ograniczamy sobie liczbę rzeczy do zrobienia, chroniąc się przed uczuciem ‘’przytłoczenia’’.

Laptop, zeszyt i woda na biurku

Reguła pięciu sekund

Nie chodzi tutaj o regułę dotyczącą spadającego jedzenia, tylko o pokonanie chęci odkładania rzeczy na później. Tylko pięć sekund wystarczy, aby odmienić swoje podejście do pracy i nauki (a nawet — do życia). Mel Robbins (pisarka, była komentatorka CNN i prawniczka) w swojej bestsellerowej książce Reguła 5 sekund, przedstawia sposób na to, jak podjąć się działania i spełniać swoje cele.

Robbins, zainspirowana odliczaniem do startu rakiety kosmicznej, postanowiła, że sama spróbuje stać się taką ‘’rakietą’’. Reguła jest prosta: jeżeli pomyślimy o jakimś działaniu, mamy pięć sekund, żeby się go podjąć. Jej skuteczność polega na tym, że w momencie, gdy postanawiamy coś zrobić, nasz mózg szybko reaguje — pojawia się zawahanie i zwątpienie, które może nas powstrzymać przed podjęciem tej czynności. „Reguła 5 sekund pokona system operacyjny mózgu i pomoże ci przezwyciężyć opór w danej chwili” – tłumaczy autorka.

Implementacja intencji

Implementację intencji zaproponował po raz pierwszy Peter Gollwitzer, niemiecki profesor psychologii. Jest to świadome zaplanowanie działania, polegające na ustaleniu tego, jak się zachowasz i w jakiej konkretnie sytuacji to zrobisz (kiedy i gdzie), aby osiągnąć swój cel.

Forma intencji implementacji wygląda następująco:

Jeśli zdarzy się (sytuacja X), to wtedy zrobię (zachowanie Y).

Siłę implementacji intencji doskonale widać w badaniu British Journal of Health Psychology,

opublikowanym w 2002 roku. W doświadczeniu wzięło udział 248 osób, które podzielono na 3 grupy. Każda z nich miała jeden cel: ćwiczyć minimum 20 minut dziennie przez dwa tygodnie. Różniły się jednak zasady, według których grupy miały postępować. Grupa pierwsza miała po prostu narzucony wyżej wspomniany cel, za to grupa druga miała dodatkowo słuchać materiałów motywacyjnych i instruktażowych, a grupa trzecia musiała zapisać intencję, w której miał być nakreślony cel, daty, godziny i miejsca jego wykonywania.

Gdy przyszedł czas na wyniki, okazało się, że w grupie pierwszej 38% uczestników osiągnęło zamierzony cel, w grupie drugiej 35%, a w trzeciej aż 91%.

Na sukces grupy 3 wpłynął właśnie mechanizm implementacji intencji — przez pisemne zobowiązanie uczestnikom trudniej było zrezygnować z ćwiczeń, nawet jeśli nie mieli na nie ochoty. Dzięki tej strategii możemy przejąć kontrolę — w pewien sposób programujemy swoje zachowanie, ponieważ intencja implementacji działa na zasadzie automatyzacji ludzkich zachowań. To znaczy, że wcześniej sam określasz sytuację, w której ma zajść jakaś reakcja i samą reakcję. Te dwie rzeczy zaczynają ci się ze sobą kojarzyć, dzięki czemu reakcja odbywa się bezrefleksyjnie.

Zacznij działać!

Opisane wyżej techniki mogą być świetnymi narzędziami zwiększającymi produktywność, a nawet zmieniającym nastawienie do życia — w końcu polega ono na podejmowaniu różnych działań.

Nie przekładaj więc tego na ostatnią chwilę, wypróbuj chociaż jedną z tych metod — próbować zawsze warto.

Bibliografia:

Robbins, Mel. (2018). Reguła 5 sekund. Masz wszystko, czego potrzebujesz, aby odmienić swoje życie, wyd. Galaktyka

Sarah Milne, Sheina Orbell, Paschal Sheeran, (2002). Combining motivational and volitional interventions to promote exercise participation: protection motivation theory and implementation intentions (https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/14596707/)

Modzelewski, Piotr. Zjawisko odwlekania działań – prokrastynacji. Istota zagadnienia, przyczyny i konsekwencje (w:) B. Niemierko, M. K. Szmigel, (red.). Wspomaganie rozwoju kompetencji diagnostycznych nauczycieli, 2018, s. 341-350

Zdjęcie wykorzystane w artykule pochodzi z serwisu unsplash.com

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *